Zpracovatelská smlouva
Platné od: (doplní R.B.)
Provozovatel: AXTOTECH s.r.o., IČO 30203686, Sídlo: Kurzova 2222/16, Stodůlky, 155 00 Praha 5, Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 458937, Datová schránka: awd6z5p, Bankovní spojení: 3020368666/5500, IBAN CZ21 5500 0000 0030 2036 8666, BIC RZBCCZPP · Kontakt: doplnit
Smluvní strany
Správcem osobních údajů je realitní kancelář, která Makléřov používá. Zpracovatelem je provozovatel Makléřova uvedený v patičce těchto stránek. Smlouva vzniká přijetím při registraci kanceláře a je nedílnou součástí obchodních podmínek pro kanceláře.
Předmět zpracování
Zpracovatel zpracovává osobní údaje výhradně za účelem poskytování Makléřova správci: tedy provozu evidence nabídek a zakázek, klientů, smluv, fakturace, klientského formuláře, správy nájmů a tvorby reportů. Jiný účel je vyloučen.
Doba trvání
Zpracování trvá po dobu trvání smlouvy o užívání Makléřova. Po jejím ukončení zpracovatel údaje uchová jen po dobu nezbytnou k exportu dat správcem, poté je vymaže: nejde-li o údaje, které je povinen uchovat podle právního předpisu.
Povaha a účel zpracování
Povahou zpracování je automatizované uložení, strukturování, zobrazení a mazání údajů v informačním systému, doplněné o generování dokumentů a reportů. Zpracovatel neprovádí profilování ani automatizované rozhodování s právním účinkem pro subjekty údajů.
Druhy osobních údajů a subjektů
Zpracovávané údaje: identifikační a kontaktní údaje (jméno, adresa, e-mail, telefon), údaje o nemovitosti a vlastnictví, údaje z veřejných registrů, údaje potřebné pro fakturaci a pro plnění povinností podle AML. Subjekty údajů: klienti kanceláře (prodávající, kupující, nájemci, pronajímatelé), zájemci a zaměstnanci či spolupracovníci kanceláře.
Pokyny správce
Zpracovatel jedná pouze podle zdokumentovaných pokynů správce; pokynem se rozumí i použití funkcí Makléřova správcem. Má-li zpracovatel za to, že pokyn porušuje právní předpisy o ochraně osobních údajů, neprodleně to správci oznámí a takový pokyn nevykoná.
Bezpečnost a technická opatření
Zpracovatel zavádí opatření přiměřená riziku: šifrování přenosu i uložení, oddělení dat jednotlivých kanceláří na úrovni databáze, řízení přístupu podle rolí, záznam přístupů a změn, zálohování a obnovu, testování obnovy a proces pro řešení zranitelností. Osoby s přístupem k údajům jsou vázány mlčenlivostí.
Zpracovatelé a podzpracovatelé
Správce dává souhlas k zapojení těchto kategorií dalších zpracovatelů (podzpracovatelů), vždy jen v rozsahu nutném pro danou funkci Makléřova: hosting a ukládání souborů (serverová infrastruktura v EU a S3-kompatibilní úložiště dokumentů); odesílání e-mailů (transakční e-mailová brána, dnes Brevo); vystavení daňových dokladů (účetní systém MyÚčto, jen pokud kancelář fakturaci v Makléřově používá); elektronický podpis smluv (Signi nebo BankID, jen u dokumentů, které kancelář pošle k podpisu); čtení nahraných dokumentů umělou inteligencí (poskytovatel jazykového modelu, Anthropic, OpenAI v evropském regionu nebo Mistral, podle nastavení prostředí, podrobnosti a možnost zpracování bez odeslání dat ven má samostatný dokument Podmínky AI, jen pokud kancelář AI čtení dokumentů používá). Aktuální seznam konkrétních poskytovatelů a jejich sídla poskytne zpracovatel na vyžádání. Změnu seznamu oznámí předem tak, aby správce mohl vznést odůvodněnou námitku. Dalším zpracovatelům ukládá zpracovatel stejné povinnosti, jaké má sám.
Práva subjektů a pomůcka s jejich výkonem
Zpracovatel poskytne správci nezbytnou součinnost při výkonu práv subjektů údajů: zpřístupní údaje, opraví je, vymaže nebo omezí zpracování podle pokynu správce a poskytne údaje ve strojově čitelném formátu. Žádost subjektu doručenou zpracovateli přímo bez vyřízení předá správci.
Označení porušení zabezpečení
Zjistí-li zpracovatel porušení zabezpečení osobních údajů, oznámí to správci bez zbytečného odkladu a sdělí povahu porušení, dotčené kategorie a přibližný počet záznamů, pravděpodobné důsledky a přijatá opatření. Ohlášení dozorovému úřadu a informování subjektů zůstává povinností správce.
Zánik a vrácení údajů
Po ukončení zpracování zpracovatel podle volby správce údaje vymaže, nebo mu je vrátí ve strojově čitelném formátu, a vymaže existující kopie: s výjimkou údajů, jejichž uchování ukládá právní předpis. Na žádost o tom vydá správci potvrzení.
Příloha: prověření insolvence vlastníka v ISIR
Na pokyn správce (spuštění prověření nemovitosti) zpracovatel položí dotaz do insolvenčního rejstříku na vlastníka prověřované nemovitosti a k zakázce uloží jen výsledek: zda je veden jako dlužník a spisovou značku řízení. Dotaz přijímá Ministerstvo spravedlnosti ČR jako provozovatel veřejného rejstříku. Rodné číslo se použije jen se souhlasem vlastníka a neukládá se. Vzorový záznam o této činnosti si kancelář stáhne v Makléřově v Nastavení → Ochrana údajů.
Podzpracovatelé pro prověření v ISIR
Pro tuto činnost zpracovatel zapojuje jediného dalšího zpracovatele: Hetzner Online GmbH (Německo, EU), provoz serverů a databáze. Údaje se nepředávají mimo EU. Model umělé inteligence se na dotaz do insolvenčního rejstříku nepoužívá.
Opatření pro prověření vlastníka v insolvenčním rejstříku (ISIR)
- Dotaz jen na přesnou shodu: IČO, rodné číslo, celé jméno s datem narození, nebo celé jméno (příjmení i jméno); u něj je výsledek jen „možná shoda, ověřte“, nikdy tvrzení o vlastníkovi. Žádné hledání podle začátku jména; serverový strop počtu shod.
- Rodné číslo se neukládá (jen příznak „dotaz podle RČ“).
- Odpověď se ukládá začerněná (bez rodných čísel, jmen, dat narození a adres cizích osob).
- Log neobsahuje osobní údaje (jen adresa služby a identifikátor běhu).
- Nejistota jde na člověka: nejednoznačná shoda nebo výpadek služby znamená úkol pro makléře, Makléřov nic netvrdí.
- Data každé kanceláře jsou oddělená na úrovni databáze (row-level security).
- Dotaz je zapnutý ve výchozím stavu; zastaví ho jedině nouzový vypínač ISIR_OWNER_QUERY=off.